スマレジ・シミズBlog

モバイルPOSシステム「スマレジ」飲食向けOES「Waiter」のTIPS/裏技情報を営業チーム持ち回りで書いていました。
しかし、いまはとなっては大阪本社で働いているスマレジ・シミズが勝手に書いている非公式サイトです。

タグ:Excel

みなさまこんにちは、ハマベです。
今回はやっつけろシリーズ第三弾、CSVの商品コード編です。

 
黒崎説明員が以前にCSVについての記事(「CSVをやっつけろ!」)で、「商品コードが16桁以上のものはExcelの仕様上、"1.20009E+11"というような表記になる」と説明がありました。

これを解消するために黒崎説明員があれやこれやと手順を書いてくれていたのですが、もっと簡単に解消する方法をご説明します。



まず、通常どおりCSVファイルをExcelで開きます。
このままではやはり「商品コード」の値が"4.57855E+11"となってますね。
商品データ_20150501104847__csv



表示を変更したい列を選択し、右クリック > セルの書式設定 の順に選択します。
スクリーンショット_2015-05-01_10_55_12



「表示形式」で"ユーザー定義"を選び、「種類」の欄に"0(数字のゼロ)"を入力します。
※入力する"0"の数は、商品コード(バーコード)の桁数と同じにしましょう。
 ex.)13桁のバーコードを使っているのであれば、"0"を13個入力します。

セルの書式設定



最後に右下の「OK」を押せば・・・
商品データ_20150501104847__csv 2



あっという間に正しい表記になりましたね!
このやり方ならExcelに不慣れな人でも取っ付きやすいのではないでしょうか?
ぜひお試しください。


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こにゃにゃちは。黒崎です。

1つ前の記事でCSVのあれやこれやをご説明いたしました。

で、文末に「16桁以上の数値を使っている方、要チェック」
と言いました。

実際に16桁以上の数をエクセルで打ち込むと
僕の言いたいことがお分かりになると思います。

no title

こんな感じで、変な表示になります。
どうしてこうなるのでしょう。

実は、 エクセルでは16桁以上の“数値”を取り扱う事が出来ないからです。

またまた~

と思いますよねー。僕も思っていました。
残念ながらエクセルの仕様で、本当に無理なんです。

でもこれは、決して16桁以上の“数字”が表示出来ないということではありません。

ちょっとややこしいですね。

言葉を定義しましょう。
ここで言う数値と数字はちょっと違います。

エクセルに書かれたデータを「文字」として認識するか
「数」として認識するか、という違いがあります。

たとえば、100という文字があった場合。
僕らは状況に合わせて、数字の100と認識したり、文字としての100と認識したりできます。

でもエクセルは「ABCDE」や「あかさたな」といった文字との違いを判断できません。

そこで、エクセルは数字が書き込まれたら
ひとまず「数(=数値)」として認識するようになっています。

つまり、もし書きこんだ数字を文字として認識させたい場合は
あらかじめ人間がエクセルに指示をしないといけません。 

いよいよ本題に入ります。
「エクセルでは16桁以上の“数値”を取り扱う事が出来ません。」

とどのつまり、エクセルは数値としては15桁までしか表示できないのです。
これは困ります。

スマレジの商品コードは20桁まで対応しています。
CSVを編集できるエクセルでは15桁までしか対応していません。 
なんと5桁足りません。

これを解決する方法を、今日の記事でご紹介いたします。

前置きが長かった。反省。 

先述の通り、エクセルは特に指示を出さなければ数字を“数値”として扱います。
それでは困るので、ファイルを開くときに「数字を文字として読む」様に指示します。

まずはエクセルを立ち上げ、[データ]というタブを押します。

1

[外部データの取り込み]の[テキストファイル]という項目を押します。

2

CSVはほぼテキストファイルですので、特に何か操作をしなくても
CSVファイルが表示されます。 

3

さて、見慣れないウィンドウが出てきました。  
[データのファイル形式を選択してください] とありますね。

前回の記事をご覧になった方ならお分かりのはず。
CSVファイルということは、選ぶのは
「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」 ですね。

[次へ]を押して、区切り文字の[カンマ]にチェックをつけます。

4

[次へ]を押して、文字として認識させたい列を選びます。

5

[列のデータ形式]を[文字列]にして[完了]を押します。

最後にどの場所に取り込むかを指定し、[OK]を押します。

6

大抵の場合、取り込む場所は変える必要はありません。
ためらうことなく[OK]を押しましょう。 

すると!20桁だろうが100桁だろうが
“文字”なのでしっかり表示されるのです!

商品コードなど、15桁を超える“数値”を使ったファイルを扱う時は
この「文字として認識させる」 操作をお忘れなく! 

それでは皆さま、素敵なCSVライフを!
ハバナイスディ! 
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さあ、やってきました。
黒崎です。

「スマレジスタッフBlogは君しか書かないの?」 

そんなことありません。
みんなシャイなんです。

もとい、忙しいのです。

いえそれは決してぼくが暇だという事ではないんです。
こういう機会が多いだけなのです。ええ。

スマレジに商品や会員を登録するとき
CSVファイルでアップロードをすることができます。

CSVファイルとは何ぞや。

まずはそこからですね。
正式には Comma Separated Values と言うそうです。
直訳すると「カンマで区切った値」です。

つまりどういう事かというと、カンマで区切った値という事です。 

おやおや、なにかおかしい。
もう少し詳しく説明しないと意味が無いですね。

通常CSVというファイルはエクセルなどの表計算ソフトで開くことが出来ます。
では、いつものエクセルと何が違うというのか。

excelファイルは、基本的にエクセルでしか開けません。
その代わり、計算を自動的に行ってくれる関数を入れたり、文字を装飾することが出来ます。
グラフとかも作れますね。

ではCSVファイルはというと、 実はこれはテキストファイルの類です。
「カンマで区切られるまでを1つのデータとする」 という情報以外を保持しません。
 
それ、ただ不便なだけなのでは?

いえいえ、このCSVファイルの「カンマで区切られるまでを1つのデータとする」という
特性を用いることで、スマレジを始めとする多くのシステムで取り扱うことができるのです。

すると、エクセルで作成し、CSVとして保存し、スマレジで使う。
といったスペシャル便利なフレームワークを確立できるというわけです。

どうです?なんとなくCSVが良い奴に見えてきますね!

先述の通りCSVは、ほぼテキストファイルなので
メモ帳などのテキストエディタで開くことが出来ます。

これ、CSVに慣れてくるとすごく便利なんですよ。

さあ、excelファイルとCSVファイルがどう違うかは何となくお分かり頂けましたか?
じゃあそのCSVってどうやって作るのでしょうか。

まずはエクセルを立ち上げます。

スクリーンショット_070413_023713_PM

スマレジの部門情報をアップロードするためのファイルを作ってみます。

スクリーンショット_070413_023857_PM
 
では、これを保存します。
ここからいつもとちょっと違います。

無題クリップ_070413_024053_PM
 
[名前を付けて保存]の[その他の形式]を選びます。

無題クリップ_070413_024158_PM

[ファイルの種類]という項目があります。
ここで[CSV(カンマ区切り)]を選びます。

無題クリップ_070413_024300_PM

何か変なメッセージが表示されますが、
慌てず騒がず[はい]と[OK]を押します。

スクリーンショット_070413_030357_PM

スクリーンショット_070413_030421_PM

作ったファイルを見て、[a,]という表記のアイコンになっていたら完成です!

無題

ちなみにこれ、Windowsのやり方です。
しかも、Office2007のやり方です。

Macとか別バージョンとか別ソフトとかだと、また別の方法になってきて…

大まかな流れは変わらないはずですので、
まあだいたいこんな感じか。というのをご理解頂ければ何より。

さて、CSVという曲者の正体や、作り方をご説明しました。
次は出来あがったCSVファイルを編集するときの注意点をご説明します。

特に、16桁以上の数値を使っている方、要チェックですよ~。
ではでは。 
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